L’Observatoire de la Côte d’Azur recrute : un.e secrétaire-gestionnaire en administration générale.

Type de poste

Fonctionnaire de catégorie B, par voie de mutation ou détachement ou agent contractuel catégorie B- CDD 1 an à temps complet - renouvelable, rémunération selon expérience.

Société

Observatoire de la Côte d’Azur, Administration générale - 96 Bd de l’Observatoire - CS C4229 - 06304 NICE CEDEX 4

Contexte

L’Observatoire de la Côte d’Azur (OCA) est un établissement public national d'enseignement supérieur et de la recherche à caractère administratif (EPA), il est établissement composante d’Université Côte d’Azur (UCA) depuis le 1er janvier 2020. L’OCA porte par ses statuts les missions de recherche scientifique, de services d'observation et de diffusion des connaissances d'un Observatoire des Sciences de l’Univers (OSU).

L’établissement regroupe et pilote les activités de recherche en sciences de la Terre et de l’Univers de la région azuréenne, son unité mixte de service Galilée apporte son soutien au fonctionnement de l’OCA.

Description du poste proposé

L’agent sera intégré au sein de l’administration générale de l’unité de service de l’OCA sur le site de Nice, sous la responsabilité directe de la secrétaire générale.

Il/elle travaillera en lien étroit avec le cabinet de direction de l’établissement, les responsables administratives des unités de recherche et UCA.

La dénomination de la fonction du poste occupé est : Secrétaire-gestionnaire en administration générale

Pour les agents en mutation, elle relève de :

  • la Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : BAP J Gestion et Pilotage
  • la Famille Professionnelle Administration et Pilotage
  • l’Emploi Type (ET) : J4C42 Technicien.ne en gestion administrative

L’agent sera affecté sur le site de Nice.

Activités principales

  • Instruire les dossiers en lien avec la secrétaire générale en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Assister la secrétaire générale dans l’instruction de dossiers administratifs
  • Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif afin de répondre à des enquêtes et/ou produire des indicateurs
  • Mettre en forme des process et procédures
  • Assurer le soutien logistique de l'activité de l’unité de service, de manifestations le cas échéant. (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Organiser les élections des instances de l’établissement

Compétences principales

Connaissances

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents (documents longs, publipostage, …)
  • Expertise outils tableurs type excel , documents de présentation type powerpoint
  • Culture internet
  • Techniques de communication
  • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales

  • Sens de l'organisation
  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel

Diplôme réglementaire exigé

  • Baccalauréat

Formations et expérience professionnelle

  • Dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative

Rémunération

Au minimum 22 000 € brut annuel primes incluses. Variable selon formation et expérience.

Indemnitaire/Groupe de fonction : TECH Groupe 3

Pour postuler

Postuler en ligne sur le site de la place de l’emploi public sous la référence :

Date limite de candidature : une réponse à votre dossier de candidature sera apportée fin 31/12/2020.