OFFRE TECHNIQUE (QUESTIONNAIRE)
 MARCHE 18-12 APS
« Fourniture et gestion des abonnements à des périodiques scientifiques »

Identification du candidat (nom de la société) : …………………………………………………………
Le candidat est invité à répondre au questionnaire ci-dessous afin de mesurer l’étendue de son offre et la qualité de ses prestations. Ce questionnaire couvre 3 thématiques :
A. Moyens humains et techniques dédiés à la prestation
B. Etendue et qualité de l’offre 
C. Tarification 
Le questionnaire comprend 90 questions numérotées entre parenthèse en italique 
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A. MOYENS HUMAINS ET TECHNIQUES DEDIES A LA PRESTATION
 
A.1. Moyens humains dédiés à la gestion des abonnements de l’Observatoire de la Côte d’Azur (OCA)

A.1.1 Correspondant désigné pour la gestion des abonnements :

a) Gestionnaire principal (1) :
Nom – Prénom :  ………………………………………

Tél. (ligne directe) : …………………………………………
Mail : ………………………………………………………
Plages horaires et journalières pendant lesquelles le gestionnaire est joignable par téléphone : ……………………………………………………………………

b) Assistant / autre personne à contacter en cas d’absence (2) :
Nom – Prénom :  ……………………………………………………
Tél. (ligne directe) : ……………………………………………………
Mail : ……………………………………………………………………………

A.1.2 Correspondant désigné pour la gestion financière et comptable :
Précisez les coordonnées des personnes et l’étendue de leur compétence en matière financière et comptable (ex : fourniture de devis – enregistrement des commandes – facturation)

a) Gestion financière (3)
Nom – Prénom :  ……………………………………………………
Tél. (ligne directe) : ……………………………………
Mail : ………………………………………………
Compétences : …………………………………………………

b) Gestion comptable (si différent) (4)

Nom – Prénom :  ……………………………………

Tél. (ligne directe) : ………………………………
Mail : ………………………………………………
Compétences : …………………………………………

A.1.3 Service après-vente  

a) Adresse de retour des produits refusés (5) : ……………………………………………

b) Procédure à suivre pour le retour (6) (précisez) :  ………………………………………
 
A.1.4 Fermeture 

a) Y-a-t-il une période de fermeture de votre société ? (7) : OUI / NON
b) Si oui, date de fermeture (8) :  ………………………………………….

A.2. Moyens techniques dédiés à la gestion des abonnements de l’OCA

a) Le prestataire offre-t-il une interface d’accès full web pour la gestion et le suivi en ligne des abonnements ?  (9) :   OUI / NON 

Précisez :
a1) Les contraintes techniques (navigateurs compatibles…) (10) : ……………………………

a2) Les outils de formation, d’aide en ligne (11) :  ……………………………………

b) Ce service est-il inclus dans la prestation ? (12) :  OUI / NON 
Si la réponse est « non », précisez le coût au point C.2 « Tarification des outils et services » 
c) Cette interface permet-elle une gestion multi-niveaux (compte administrateur + comptes utilisateurs) (13) :  OUI / NON
d) La solution proposée par le prestataire comprend-t-elle une interface en français ? (14) :  OUI / NON

e) La plateforme permet-elle le suivi détaillé des commandes (15) : OUI / NON  
Précisez les informations mises à disposition concernant une commande d’un abonnement électronique.
 
La plateforme permet-elle en particulier de connaître :
e1) le numéro d’abonné chez l’éditeur (16) : OUI / NON
e2) les périodes couvertes (année en cours + années antérieures) ?  (17) : OUI / NON
e3) la tranche tarifaire chez l’éditeur (tiers) (18) : OUI / NON
e4) la date de paiement à l’éditeur (19) : OUI / NON
 
(joindre une copie d’écran d’une commande)
f) La plateforme est-elle conçue pour faciliter l'activation, l’ouverture des accès aux revues électroniques (20) : OUI / NON
Précisez les informations mises à disposition pour faciliter l’ouverture des accès à nos titres électroniques 
La plateforme permet-elle :
f1) de connaître les modalités d’enregistrement sur le site de l’éditeur (21) : OUI / NON
f2) de connaître les différents systèmes d’authentification autorisées (adresses IP, proxy, athens, mot de passe ….) (22) : OUI / NON
f3) de récupérer les licences à signer (23) : OUI / NON
(joindre une copie d’écran d’une présentation des modalités d’enregistrement)
g) La plateforme permet-elle le suivi détaillé de la facturation (24) : OUI / NON 
h) la plateforme permet-elle le suivi détaillé des numéros parus ou à paraitre (25) :  OUI / NON (joindre une copie d’écran)
i) La plateforme permet-elle de faire des réclamations de numéros papier (26) :  OUI / NON (joindre une copie d’écran)
j) La plateforme permet-elle de faire des réclamations d’accès électroniques interrompus (27) :  OUI / NON (joindre une copie d’écran)
k) La plateforme permet-elle de consulter les réponses des éditeurs, suite à une réclamation (28) :  OUI / NON   
l) La plateforme permet-elle également d’ajouter des commentaires suite aux réponses obtenues après une réclamation (29) : OUI / NON   
m) En complément, le gestionnaire dispose-t-il d’un fonds de numéros isolés pour répondre aux demandes de numéros manquants (30) : OUI / NON

n) La plateforme permet-elle d’effectuer des relances (31) :  OUI / NON  

o) La plateforme permet-elle l’édition de rapports (32) : OUI / NON

 Précisez le type de rapports : 
o1) une liste détaillée des abonnements en cours (33) :  OUI / NON  
o2) une liste mensuelle des réclamations (34) :  OUI/NON
o3) une liste annuelle des réclamations (35) : OUI/NON  
o4) un historique des abonnements (36) : OUI / NON  
o5) un historique des variations de prix (37) : OUI / NON  
o6) autres rapports possibles  (38) (précisez) : ……………………………………………………………………………….

o7) Sous quel format peut-on éditer ces rapports (pdf, excel, texte, html,XML…) (39) : ………………..

o8) Quelle est l’étendue de la période couverte pour l’édition de rapports (maximum possible) (entourez la bonne réponse)  (40) :   
- < 3 ans   
-   3 ans   
-  > 3ans    (précisez) :  ……..

p) La plateforme permet-elle d’analyser notre portefeuille d’abonnements : OUI / NON (41)

Si oui, comment :
p1) par format (papier, électronique ou les 2) (42) : OUI / NON 
p2) par nombre de titres (43) : OUI / NON
p3) par coût total (44) : OUI / NON  
p4) par coût par éditeur (45) : OUI / NON 
p5) Autres (précisez) (46) : …………………………………………………………………………………….

p6 ) Si oui, quelle est l’étendue de la période couverte pour une analyse (maximum possible) (entourez la bonne réponse)  (47) :      
- < 3 ans   
 -  3 ans   
-  > 3ans     (précisez) :  ……………… ans 

B. ETENDUE ET QUALITE DE L’OFFRE

B.1. Suivi des commandes 

a) Pouvez-vous garantir l’envoi par e-mail d’un accusé de réception des commandes ? (48) :  OUI / NON
b) Pouvez-vous garantir l’envoi par e-mail d’un récapitulatif des commandes (dossier de commande) après enregistrement ? (49) :  OUI / NON  

B.2. Délais de réalisation  
Pouvez-vous garantir un délai maximum pour la réalisation de chacun des points suivants (en nombre de jours) : 
a) Délai maximum pour l’envoi d’un devis pour 1 site (50) :  …….  Jours 
b) Délai maximum pour l’envoi d’un devis multisite (51) : …… Jours 
Liste des informations à fournir préalablement par l’Observatoire de la Côte d’Azur pour l’obtention de ce devis : ……………………………………………………………………

c) Délai maximum pour la transmission des commandes à l’éditeur (52) : ……. Jours
d) Délai maximum pour l’envoi par e-mail d’un récapitulatif des commandes (dossier de commande) après enregistrement chez l’éditeur (53) : ……. Jours
e) Délai maximum pour la mise en service des abonnements électroniques (après envoi de toutes les pièces demandées) (54) :  …….  Jours
f) Délai maximum pour le traitement des réclamations (55) : ……. Jours
g) Délai maximum pour le traitement des relances (56) : ……. Jours
h) Délai maximum pour la transmission d’information auprès des éditeurs (changement de coordonnées, d’adresses IP, licences …) (57) : …… Jours
i) Délai maximum pour le rétablissement d’accès aux abonnements électroniques (58) : …… Jours
B3. Information et veille
Votre offre de service inclut-elle : 
a) une alerte systématique en cas de changements bibliographiques sur un  titre  de notre portefeuille (59) : OUI / NON 

Si oui, est-on systématiquement informé en cas de :
a1) modification de titre (nouveau nom, fusion, titre éclaté) (60) : OUI / NON 
a2) changement de périodicité (61) : OUI / NON
a3) modification de  numérotation (62) : OUI / NON 
a4) changement d’éditeur (63) :  OUI / NON
a5) changement de format  (ex : passage au tout électronique) (64) : OUI / NON
a6) changement de modèle économique (ex : open access) (65) : OUI / NON  

Précisez par quel moyen on peut accéder à cette information : 
a7) information directement par mail (66) : OUI / NON   
a8) information via la plateforme de gestion (67) : OUI / NON   
b) une alerte en cas de cessation ou retard de parution (68) : OUI / NON  

Précisez par quel moyen on peut accéder à cette information ? : 
b1) information directement par mail (69) :  OUI / NON
b2) information via la plateforme de gestion (70) :  OUI / NON

c) une estimation globale de l’augmentation des prix de revues selon leur provenance (française, européenne, hors unions européenne) exprimée en pourcentage pour l’année N+1 (71) : OUI / NON

Précisez par quel moyen on peut accéder à cette information ? 
c1) information directement par mail (72)  :  OUI / NON
c2) information via la plateforme de gestion (73) :  OUI / NON
c3) information via une lettre d’information (74) :  OUI / NON

d) la possibilité d’accéder à un catalogue de titres en ligne contenant des informations bibliographiques détaillées ? (75) :  OUI/ NON

(joindre une copie d’écran)

d1) Précisez l’importance de ce catalogue en nombre de titres (76) : ………………

Précisez s’il est possible :
d2) de rechercher des titres spécialisés dans le domaine des Sciences de la Terre et de l’Univers (recherche thématique) (77) : OUI / NON
d3) de connaître les différents formats disponibles pour un titre et la différence de tarification (78) : OUI / NON
d4) de rechercher des titres en open access (79) : OUI / NON
  
C. TARIFICATION 

C.1 Tarification des titres 
C.1.1. Conditions du titulaire en matière de taux de change pour les devises étrangères 
Le titulaire applique-t-il (barrez les mentions inutiles) (80) :
- un taux moyen mensuel  
- le taux du jour de l’édition de la facture   
- le taux du jour où il a prépayé la commande à l’éditeur  
- autre. Précisez : …………………………………………………

C.1.2 Modes de calcul
a) Frais de gestion (81) : ………………………………………………………………….
b) Remise (82) : ………………………………………………………………………………
c) Taux de commission (83) : ………………………………………………………………
d) Escompte (le paiement des abonnements de l’année N pendant l’année N-1 peut-il donner lieu à un escompte ? (84)

Si oui, précisez les taux et conditions (85) : ……………………………………………

C.2. Tarification des outils et services 
a) Si la mise à disposition d’un outil de gestion en ligne de notre portefeuille n’est pas incluse dans la prestation précisez le coût supplémentaire de cette mise à disposition ? (86) …………………………………
b) La fourniture de statistiques annuelles sur le nombre de connexion par éditeur est-elle possible ? (87)

Précisez le coût de cette prestation ? (88) : ……………………………….
 
c) Quel est le mode de tarification des numéros isolés de revues ? (89) : …………………………………

Précisez quels sont les délais pour la fourniture de numéros isolés ? (90) ……………………………….